Rapat Kerja SALUT Cendekia Sukabumi
Laporan Divisi
IT dan Pemberkasan
Pembahasan Utama
Terdapat 4 poin utama pada kegiatan Rapat Kerja kali ini, diantaranya :
Evaluasi dan Capaian Kerja
Pada poin 1 ini akan menjelaskan tentang deskripsi pekerjaan yang dilakukan dan laporan pekerjaan
mulai dari awal pendaftaran dibuka sampai kemarin.
Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan atau Jobdesk merupakan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh karyawan atau pekerja pada sebuah perusahaan, berikut deskripsi pekerjaan dari Divisi IT Pemberkasan SALUT Cendekia Sukabumi :
Daftar Akun Admisi Calon Mahasiswa Baru
Merupakan tahapan awal yang dimana untuk calon mahasiswa baru yang sudah menuntaskan biaya pendaftaran akan admin bantu daftarkan akun admisi baik bagi mahasiswa baru Non RPL atau RPL. Bagi calon mahasiswa baru yang terkendala email akan admin bantu buatkan email khusus terlebih dahulu untuk proses pendaftaran akun admisi ini. Setelah pendaftaran akun admisi selesai, selanjutnya admin akan meminta calon mahasiswa baru untuk memverifikasi akun tersebut via email atau whatsapp
Cek Pemberkasan Calon Mahasiswa Baru
Merupakan tahapan dimana untuk calon mahasiswa baru yang sudah melampirkan berkas baik secara offline atau online akan admin periksa kelengkapan berkasnya, agar jika ada kesalahan atau kekurangan bisa segera direvisi.
Reminder Pemberkasan Calon Mahasiswa Baru
Merupakan tahapan ketika terdapat kesalahan atau kekurangan pada pemberkasan calon mahasiswa baru atau bagi calon mahasiswa baru yang sudah menuntaskan biaya pendaftaran dan sudah mendaftar akun admisi tapi belum melampirkan berkas sama sekali maka admin akan mereminder secara berkala via whatsapp sampai calon mahasiswa baru melengkapi pemberkasannya atau minimal memberikan konfirmasi perihal kendala yang dialami.
Pengajuan Pembayaran Admisi
Merupakan tahapan ketika biaya pendaftaran tuntas dan berkas calon mahasiswa baru lengkap dan aman maka admin akan mengajukan pembayaran admisi ke divisi akademik.
Pengisian Identitas dan Upload Berkas
Tahap ini dilakukan ketika biaya pendaftaran tuntas, berkas calon mahasiswa baru sudah lengkap dan dirasa aman, dan pengajuan pembayaran admisi sudah dilakukan oleh divisi akademik. Jika tahap ini selesai diproses, selanjutnya admin akan meminta konfirmasi calon mahasiswa baru terkait benartidaknya data yang admin proses sampai tahap menunggu validasi.
Cek Validasi Akun Admisi
Pada tahap ini admin melakukan pengecekan pada setiap akun admisi yang sedang dalam tahap menunggu validasi, ini bertujuan jika akun gagal validasi maka bisa segera direvisi dan jika sudah validasi maka admin bisa melanjutkan ke tahap berikutnya yaitu menginformasikan akun perkuliahan, KTMS, LKAM dan daftar matakuliah yang dibebaskan atau tidak dibebaskan bagi mahasiswa baru RPL, dan mengarahkan mahasiswa baru tersebut untuk segera mengisi link registrasi. Pada tahap ini juga admin mengkonfirmasi apakah mahasiswa baru akan mengikuti pembelajaran di semester tersebut atau tidak dan mengkonfirmasi ukuran PDH SALUT dan Almamater bagi yang membeli.
Pengaduan Halo UT
Merupakan tahapan yang dilakukan bagi mahasiswa-mahasiswa yang memiliki kendala seperti perubahan data pribadi, pengunduran diri, pengaktifan akun MyUT, pengaktifan akun Kotobee, perubahan berkas dan lain-lain.
Follow Up Calon Mahasiswa Baru
Tahapan ini merupakan proses pendekatan dan follow up calon mahasiswa baru yang belum menuntaskan pendaftaran baik dari biaya atau pemberkasan. Tahap ini admin lakukan jika pekerjaan utama sudah selesai dikerjakan.
Pengembangan Website
Pada bagian informasi teknologi, admin mengembangkan dan mengelola website SALUT Cendekia Sukabumi. Pada tahap ini admin mengupdate informasi mengenai UT, pendaftaran dan perkuliahan ke dalam website tersebut dengan mengambil referensi dari website UT Daerah.
Link Affiliate
Di SALUT Cendekia Sukabumi memiliki program affiliate bagi mahasiswa yang ingin mendapatkan fee tambahan dan program ini merupakan salah satu cara SALUT Cendekia Sukabumi untuk meningkatkan jumlah mahasiswa baru di setiap semesternya. Dan admin disini bertugas untuk membuatkan halaman website atau link affiliate bagi affiliator-affilitor tersebut.
Konten
Selain website, admin juga ditugaskan untuk membuat konten untuk postingan instagram dan konten untuk postingan story di whatsapp atau instagram seperti konten-konten kegiatan offline di SALUT Cendekia Sukabumi berupa typography atau video. Namun tugas ini admin simpan diakhir karena admin lebih memprioritaskan jobdesk-jobdesk diatas, jika ada waktu luang atau pekerjaan utama sudah selesai maka admin bisa membuat konten.
Laporan Pekerjaan
Laporan atau rekap pekerjaan ini berdasarkan data pendaftaran di masa registrasi
2025.1 atau 2024 Genap, dan berikut laporan dari Divisi IT Pemberkasan :
| Laporan Pekerjaan Masa Registrasi 2024 Genap | ||
|---|---|---|
|
Isi Link Pendaftaran |
615 |
RPL : 64 Non RPL : 517 Mahasiswa Lama : 30 |
|
Tuntas Biaya Pendaftaran |
178 |
RPL : 23 Non RPL : 148 Mahasiswa Lama : 7 |
|
Done |
125 |
RPL : 10 Non RPL : 109 Mahasiswa Lama : 6 |
|
Menunggu Validasi |
21 |
RPL : 10 Non RPL : 11 |
|
Kendala Berkas |
32 |
RPL : 3 Non RPL : 29 |
|
Pengaduan Halo UT |
31 |
Tuntas : 27 Belum Tuntas : 4 |
|
Link Affiliate |
61 |
Mahasiswa : 49 Non Mahasiswa : 12 |
|
Website |
Belum Ada Progres |
Dikarenakan pengembangan website dilakukan ketika sudah senggang atau masa pendaftaran sudah selesai |
Kendala yang Dihadapi
Tidak dipungkiri pada setiap pekerjaan atau hal apapun pasti terdapat kendala,
berikut merupakan kendala yang admin alami :
Komunikasi
Bagi admin, ini merupakan kendala terbesar dikarena memang dari diri admin sendiri komunikasi menjadi salah satu kekurangan yang dimiliki sejak kecil. Dan pada bagian pemberkasan ini admin sering kesulitan berkomunikasi dengan calon mahasiswa baik secara langsung atau teks pada whatsapp, admin sering merasa bingung apabila ketika sedang mereminder calon mahasiswa namun tidak direspon oleh calon mahasiswa tersebut. Sering juga admin merasa khawatir jika terus menerus reminder calon mahasiswa, khawatir mereka menganggap hal tersebut spam atau mengganggu.
Merasa Bersalah
Ketika membantu bagian pendaftaran dalam melayani calon mahasiswa baru baik secara offline atau online, admin sering merasa bersalah atau merasa tidak tega jika terlalu memaksa calon mahasiswa menuntaskan biaya pendaftaran, contoh jika si A hanya memiliki biaya untuk penuntasan admisi saja sedangkan ketentuannya jika ingin dibantu harus menuntaskan minimal dengan pembayaran PDH, tapi calon mahasiswa belum memiliki biaya lebih untuk menuntaskan pendaftaran tersebut, di posisi tersebut admin sering merasa bingung apa yang harus dilakukan.
Kendala Pada Mahasiswa
Pada bagian pemberkasan ini, sering sekali pendaftaran terkendala karena mahasiswa itu sendiri, baik itu kesalahan dari data mahasiswa seperti perbedaan nama, lalu legalisir ijazah, kehilangan ijazah, tidak terdaftar PDDIKTI, maupun terkendala dari kesibukan calon mahasiswa itu sendiri yang membuat mereka lama memproses atau melengkapi pemberkasan, salah satu contoh kesibukan yang sering dialami itu karena pekerjaan.
Kendala dari Pihak UT
Kadang dari pihak UT sendiri pun menjadi kendala bagi admin, karena banyak pengaduan-pengaduan yang sudah dilakukan tapi belum diproses sama sekali, seperti pengunduran diri, perubahan skema layanan dan pengaduan lainnya.
Website
Pada pengembangan website, admin sering terkendala pada ide dan informasi tentang UT yang akan dimasukan kedalam website SALUT Cendekia Sukabumi, kemudian admin sering merasa bingung pada tampilan front end website karena tidak memiliki pengalaman belajar atau bekerja dibidang UI/UX. Lalu pada website ini admin menggunakan wordpress dan kadang fitur-fitur pada wordpress ini pun menjadi kendala pada pengembangan websitenya.
Konten
Selain pada website, ide menjadi kendala utama pada pembuatan konten juga. Admin kurang referensi dalam pembuatan konten, maka dari itu pada Divisi ini pembuatan konten menjadi pekerjaan yang jarang dilakukan, bukan hanya dari ide namun konten ini admin kerjakan jika pekerjaan utama sudah selesai dan jarang sekali pekerjaan utama selesai awal waktu.
Rencana Strategis untuk Semester Selanjutnya
Untuk mencapai target yang lebih baik lagi kedepannya, maka setiap orang sudah seharusnya memiliki rencana untuk mengupgrage dirinya, dan berikut rencana dari Divisi IT Pemberkasan untuk semester selanjutnya.
Komunikasi dan Reminder Lebih Ditingkatkan
Karena menyadari komunikasi menjadi kendala utama maka mau tidak mau untuk skill komunikasi harus lebih ditingkatkan lagi dengan cara mempelajari cara komunikasi yang baik, lalu pada bagian reminder akan lebih ditingkatkan lagi dengan cara meminta konfirmasi yang jelas kapan calon mahasiswa bisa admin reminder untuk kelengkapan berkas, dengan cara itu admin tidak akan merasa khawatir mengganggu atau spam.
Mempersiapkan Tutorial
Menyadari karena beberapa mahasiswa kesulitan atau kebingungan dalam melengkapi pemberkasan dan akses akun-akun perkuliahan maka disemester berikutnya admin akan menyiapakan tutorial-tutorial mengenai hal tersebut seperti tutorial verifikasi akun, pengisian formulir, contoh berkas yang benar, dan pengajuan pembebasan matakuliah, hal ini akan mempermudah dan mempercepat admin dalam melayani calon mahasiswa.
Memperbanyak Referensi
Pada pengembangan website dan pembuatan konten, ide atau referensi menjadi kendala utama maka dari itu pada semester depan admin akan memperbanyak referensi untuk website dengan mengacu ke website UT Daerah yang update dan referensi untuk konten dengan mengacu ke akun instagram atau tiktok UT Daerah yang update.
Pelajari Course
Mengingat karena cita-cita admin menjadi Fullstack Developer dan melihat fitur wordpress kadang menjadi kendala karena keterbatasan, maka dari itu admin akan melanjutkan mempelajari course yang ada yaitu course Fullstack Developer untuk meningkatan skill dalam pengembangan website.
Usulan atau Kebutuhan Terkait Operasional
Untuk mendukung peningkatan skill pada pekerjaan, berikut usulan atau kebutuhan terkait operasional yang Divisi IT Pemberkasan perlukan.
Pelatihan Public Speaking
Kekurangan admin pada komunikasi terutama didepan umum itu sangat menjadi kendala, maka dari itu admin mengusulkan atau mengajukan pelatihan public speaking ini untuk memperbaiki kekurangan tersebut.
Course atau Pelatihan UI/UX
Pada pengembangan website terdapat kendala yaitu bingung perihal tampilan front end, maka dari itu admin mengusulkan atau mengajukan pelatihan atau course UI/UX ini untuk dapat membuat tampilan front end yang lebih menarik dan update
TERIMA KASIH
Mohon maaf atas segala kekurangan dari presentasi dan kinerja Divisi IT Pemberkasan selama ini dan terima kasih atas perhatian juga kesempatan dan kepercayaan yang diberikan oleh Pimpinan sehingga saya masih bisa berada di perusahaan ini.